Die Erstellung von Formularen, insbesondere wenn sie als PDF weiterleben sollen, kann man sich erleichtern, wenn man einige Dinge berücksichtigt:
Teil 1: Formulare mit InDesign – und wie
Teil 2: Ankreuzen und Auswählen im Formular
Teil 3: InDesign-Dokument wird zum PDF-Formular
Bei der Erstellung von Formularen mit InDesign und Acrobat ist eine eher unscheinbare Funktion in Acrobat von großem Nutzen.
Im Zusammenhang mit Formularen bietet “Seiten ersetzen…” in Acrobat die Besonderheit, dass beim Ersetzen einer Seite durch ein anderes PDF die Formularemelente auf dieser Seite erhalten bleiben. Für zwei Anwendungsfälle ist dies von Bedeutung.
1. Korrektur von Formularen
Hier sind unterschiedliche Vorgehensweisen möglich: Bei einem einfachen Formular, das aus InDesign exportiert und mit dem Formularassistenten in Acrobat ohne weitere Bearbeitung generiert wurde, können die Änderungen einfach in InDesign vorgenommen und das Formular nach bekanntem Schema neu generiert werden.
Bei komplexen Formularen, die bereits in Acrobat bearbeitet wurden, muss man unterscheiden, ob Änderungen an den Formularelementen oder Änderungen am dahinter liegenden Dokument erforderlich sind. Im ersten Fall wird man die Änderungen, wie etwa das Einfügen eines zusätzlichen Feldes, direkt im PDF in Acrobat vornehmen. Sind jedoch Texte oder Grafiken zu ändern, so empfiehlt es sich, zum InDesign-Dokument zurück zu gehen und die erforderlichen Änderungen dort zu machen.
Beim erneuten Export des geänderten InDesign-Dokumentes sind die Formularelemente des ersten PDFs nicht mehr vorhanden. Um hier nicht erneut das Formular erstellen zu müssen, können die vorhandenen Formularelemente aus dem alten PDF und das PDF des geänderten Dokumentes mit “Seiten ersetzen…” zusammengeführt werden. Dazu öffnet man das Formular-PDF und ersetzt die fragliche alte Seite mit dem PDF der neuen, geänderten Seite. Damit wird das neue PDF in das Dokument integriert, ohne dass die Formularelemente verloren gehen. So muss bei Änderungen nicht jeweils das Formular komplett neu aufgebaut werden.
2. “Schmucke” Formulare
Adobe empfiehlt im Ratgeber für automatische Felderkennung das Vermeiden von Schlagschatten, Schmuckelementen, Transparenzen, Hintergrundfarben… also alles, was das Erkennen der Formularfelder erschweren kann. Dennoch muss man dank “Seite ersetzen…” in Acrobat nicht auf solche Elemente einserseits oder den Einsatz des Formularassistenten andererseits verzichten.
Der Weg ist hier, dass die Elemente, die den Formularassistenten behindern könnten, in InDesign auf eine eigene Ebene gelegt werden. So hat man die Möglichkeit, ein PDF ohne diese zu erstellen, sodass die Erkennung gut funktioniert und man mit dem Formularassistenten Erfolg hat. Dann macht man ein zweites PDF mit sichtbaren Schmuckelementen und ersetzt mit diesem per “Seiten ersetzen…” das “schmucklose” PDF. Ergebnis: Formularelemente und das PDF mit Schmuckelementen sind zusammen geführt.
