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Das Thema dieses Artikels sollte eigentlich Kopieren und Einfügen von Text in InDesign sein. Allerdings kommt man bei diesem Thema um eines nicht herum: um das Absatzformat [Einfacher Absatz].

Denn mit mit den InDesign-Standardeinstellungen bekommt jeder Absatz dieses Format automatisch zugewiesen.

So sagt die InDesign-Hilfe:
Standardmäßig enthält jedes neue Dokument ein einfaches Absatzformat, das auf den Text angewendet wird, den Sie schreiben. Sie können dieses Format bearbeiten, aber nicht umbenennen und auch nicht löschen. Von Ihnen erstellte Formate können umbenannt und gelöscht werden. Sie können auch ein anderes Standardformat auswählen, das auf Text angewendet werden soll.

Das Absatzformat [Einfacher Absatz] kann also weder gelöscht noch umbenannt werden. Darüber hinaus verhält es sich wie jedes andere Absatzformat. Es kann im Suchen-und-Ersetzen-Dialog verwendet werden und kann auch von einem Dokument in ein anderes kopiert werden. Und hier kann es sogar umbenannt werden, d.h. man kann einstellen, dass [Einfacher Absatz] im Zieldokument nicht überschrieben wird.

“Eingehende Information verwenden” überschreibt das vorhandene Format [Einfacher Absatz], “Autom. umbennen” benennt das geladene Format um in “Einfacher Absatz Kopie”

Die Format-Einstellungen in [Einfacher Absatz] sind im übrigen unabhängig von den Textformat-Grundeinstellungen, die im Zeichen-Panel oder in der Kontrollleiste eingestellt werden. Es ist also möglich, zwei “Grundeinstellungen” zu haben. In einem (vielleicht etwas konstruierten) Fall können zwei kopierte Texte mit gleichem Aussehen im Zieldokument unterschiedlich ankommen. Füge ich Text ein, der das Format [Einfacher Absatz] beinhaltet und einen anderen Text der tatsächlich kein Absatzformat enthält, so kommen diese beim Einfügen unterschiedlich an, da der eine mit der Grundeinstellung der Textformatierung, der andere wird mit dem Format [Einfacher Absatz] formatiert.

Gleich aussehende Texte, kein Absatzformat wurde angelegt und dennoch…

… sieht einer der beiden Texte nach dem Einfügen in ein neues Dokument anders aus.

Das Problem ist nicht so sehr [Einfacher Absatz], sondern dass dieses Format häufig nicht genügend beachtet wird. Dennoch ist die Frage, warum es bei den Zeichenformaten das Format [ohne] gibt , was wirklich keine Formatierung enthält und bei den Absatzformaten nicht? Es ist keineswegs so, dass jeder Absatz auch ein Absatzformat haben muss, da man [Einfacher Absatz] “abschalten” kann.

Absatzformat ohne Absatz

[Einfacher Absatz] ist das Standardformat. Es ist auch aktiv, wenn kein Absatz ausgewählt ist.
Man sollte mit diesem Format aber besser gar nicht arbeiten, da es sonst zu verwirrenden Formatierungen (wie im gezeigten Beispiel) kommen kann. Per Verknüpfung mit Format aufheben kann das im Absatzpanel-Menü erreicht werden. Möchte man grundsätzlich diese automatische Formatzuweisung vermeiden, so kann, wenn kein Dokument geöffnet ist und unabhängig vom gewählten Werkzeug, so die automatische Zuweisung von [Einfacher Absatz] für künftige Dokumente unterbunden werden. Bereits vorhandene Dokumente werden durch diese Einstellung nicht beeinflußt.

Darüber hinaus ist es auch möglich, ein eigenes Absatzformat anzulegen, das immer bei Anlage eines neuen Dokumentes verwendet wird und die Rolle des Formates [Einfacher Absatz] übernimmt. Dieses hat dann den Vorteil, dass es umbenannt und gelöscht werden kann.

Unformatiert einfügen in einen leeren Rahmen formatiert diesen Text mit dem Format „[Einfacher Absatz]“

Ein neues Dokument behält die Einstellung, dass kein [Einfacher Absatz] zugewiesen wird, wenn dies im Programm ohne geöffnetes Dokument eingestellt wurde.

Zeichenformate ohne Spezfikation der Schrift, also z.B. italic oder bold oder Schriftgrößen oder -farben bleiben erhalten und erscheinen im neuen Dokument mit einer neuen Schrift. Auch das einfache Zuweisen eines Absatzformates ändert das nicht.

Beim Kopieren und Einfügen wird bei gleichnamigen Formaten die Formatierung des Zieldokumentes verwandt. Den umgekehrten Weg, die Formate des Ausgangdokumentes zu verwenden, erreicht man, in dem man im Absatzformate-Panel-Menü per Absatzformate kopieren die Formate aus dem alten in das neue Dokument einliest.

Eine Möglichkeit, Format-Konflikte zu vermeiden, ist es, dem markierten Text vor dem Kopieren im Absatzformate-Panel-Menü per Verknüpfung mit Format aufheben eben dies zu tun. Diese Möglichkeit kann und muss eventuell auch bei [Einfacher Absatz] verwendet werden.

Durch den Einsatz eines Plugins, auf das ich im Weblog yoast.com aufmerksam wurde, ist die Blog-Suche etwas verbessert worden. Mit Scott Yang’s Search Excerpt plugin werden bessere Zusammenfassungen der Texte generiert und die Suchbegriffe im Text hervorgehoben. Ich finde, dass das den Gebrauchswert der Suche verbessert. Joost de Valk hat noch weitere Plugins aufgelistet, aber mit denen bin ich nicht auf Anhieb klar gekommen.

Szenarium:
Bei den Dateien beginnt der Dateiname mit einer Nummer und enthält aber noch weitere Angaben. Diese Nummer soll auf dem Dokument erscheinen, nicht jedoch die weiteren Angaben im Dateinamen.

Wenn nur der Anfang des Dateinamens im Dokument erscheinen soll…

Die Lösung sollte mit der in InDesign CS3 eingeführten Möglichkeit der Textvariablen gelöst werden. Die Idee war, den Textrahmen, der die Variable enthält, in einen weiteren Rahmen einzufügen, um dann nur einen Ausschnitt der Variablen sichtbar machen zu können.

Mit verschachtelten Rahmen ist es möglich, nur den ersten Teil des Dateinamens mit einer Variablen im Dokument anzuzeigen.

Dazu legt man einen leeren Textrahmen an, positioniert den Cursor darin und wählt Schrift | Textvariablen | Variable einfügen | Dateiname und fügt so den Dateinamen ein. Mit dem Auswahlwerkzeug (schwarzer Pfeil) wählt man diesen Textrahmen aus, schneidet ihn aus (cmd+X bzw. ctrl+X) und fügt diesen Rahmen in einen neuen Rechteckrahmen ein. (Es war mir bis dahin nicht bekannt, dass man Textrahmen in einen Grafikrahmen per In die Auswahl einfügen einsetzen kann.) Das Ganze in die Musterseite eingefügt, erhält man so auf jedem Dokument den ersten Teil des Dateinamens.

Allerdings trat dann ein Fehler auf, dessen Lösung einige Mühe erforderte:

Durch die Veränderung der Zeichenabstände funktioniert der Trick anscheinend nicht nehr.

Zunächst vermutete ich den Fehler bei den Objekt-, Absatz- oder Zeichenformaten. Und bei den Textrahmenoptionen. Schließlich aber aber war es viel einfacher:

Der Textrahmen, der die Variable enthielt, war zu kurz, weil die neue Datei einen längeren Namen erhielt als die ursprüngliche Datei, in der die Variable zum ersten Mal eingesetzt worden war. Und wenn der Text der Variablen für den Rahmen zu lang ist, sagt die InDesign-Hilfe: Wenn eine Variable mit zu viel Text versehen wird, kann Übersatz oder komprimierter Text entstehen. Text in Variablen wird nicht über mehrere Zeilen umbrochen.

In diesem Fall entstand der komprimierte Text.

Ein Dateinamen, der länger ist als ursprünglich gedacht, führt dazu, dass der Text komprimiert angezeigt wird und mehr Zeichen als gewünscht im Ausschnitt-Rahmen erscheinen.

Bei der Anlage dieser Konstruktion muss also die voraussichtliche Länge der Dateinamen berücksichtigt und der Textrahmen ausreichend lang angelegt werden. Eine weitere Einschränkung ist, dass das nur mit nichtproportionalen oder Monospace-Schriften wie Courier funktionieren kann, da mit proportionalen Schriften nicht vorhersehbar ist, wie viele Zeichen im Rahmen sichtbar sein werden. Schwieriger noch wird es sein, wenn Ausschnitte aus der Mitte des Dateinamens benötigt werden sollten. Das kann nur funktionieren, wenn immer gleich viele Zeichen vor dem gewünschten Ausschnitt vorkommen.

Trotz dieser Einschränkungen ist der Trick in diesem speziellen Fall eine große Arbeitserleichterung, weil die Dateinamen nicht in jede Datei eingesetzt werden müssen und zudem Tippfehler vermieden werden, weil die Zahl im Dokument immer mit dem Dateinamen übereinstimmt.