Nur Ausschnitte der Textvariablen im Dokument verwenden

Szenarium:
Bei den Dateien beginnt der Dateiname mit einer Nummer und enthält aber noch weitere Angaben. Diese Nummer soll auf dem Dokument erscheinen, nicht jedoch die weiteren Angaben im Dateinamen.

Wenn nur der Anfang des Dateinamens im Dokument erscheinen soll…

Die Lösung sollte mit der in InDesign CS3 eingeführten Möglichkeit der Textvariablen gelöst werden. Die Idee war, den Textrahmen, der die Variable enthält, in einen weiteren Rahmen einzufügen, um dann nur einen Ausschnitt der Variablen sichtbar machen zu können.

Mit verschachtelten Rahmen ist es möglich, nur den ersten Teil des Dateinamens mit einer Variablen im Dokument anzuzeigen.

Dazu legt man einen leeren Textrahmen an, positioniert den Cursor darin und wählt Schrift | Textvariablen | Variable einfügen | Dateiname und fügt so den Dateinamen ein. Mit dem Auswahlwerkzeug (schwarzer Pfeil) wählt man diesen Textrahmen aus, schneidet ihn aus (cmd+X bzw. ctrl+X) und fügt diesen Rahmen in einen neuen Rechteckrahmen ein. (Es war mir bis dahin nicht bekannt, dass man Textrahmen in einen Grafikrahmen per In die Auswahl einfügen einsetzen kann.) Das Ganze in die Musterseite eingefügt, erhält man so auf jedem Dokument den ersten Teil des Dateinamens.

Allerdings trat dann ein Fehler auf, dessen Lösung einige Mühe erforderte:

Durch die Veränderung der Zeichenabstände funktioniert der Trick anscheinend nicht nehr.

Zunächst vermutete ich den Fehler bei den Objekt-, Absatz- oder Zeichenformaten. Und bei den Textrahmenoptionen. Schließlich aber aber war es viel einfacher:

Der Textrahmen, der die Variable enthielt, war zu kurz, weil die neue Datei einen längeren Namen erhielt als die ursprüngliche Datei, in der die Variable zum ersten Mal eingesetzt worden war. Und wenn der Text der Variablen für den Rahmen zu lang ist, sagt die InDesign-Hilfe: Wenn eine Variable mit zu viel Text versehen wird, kann Übersatz oder komprimierter Text entstehen. Text in Variablen wird nicht über mehrere Zeilen umbrochen.

In diesem Fall entstand der komprimierte Text.

Ein Dateinamen, der länger ist als ursprünglich gedacht, führt dazu, dass der Text komprimiert angezeigt wird und mehr Zeichen als gewünscht im Ausschnitt-Rahmen erscheinen.

Bei der Anlage dieser Konstruktion muss also die voraussichtliche Länge der Dateinamen berücksichtigt und der Textrahmen ausreichend lang angelegt werden. Eine weitere Einschränkung ist, dass das nur mit nichtproportionalen oder Monospace-Schriften wie Courier funktionieren kann, da mit proportionalen Schriften nicht vorhersehbar ist, wie viele Zeichen im Rahmen sichtbar sein werden. Schwieriger noch wird es sein, wenn Ausschnitte aus der Mitte des Dateinamens benötigt werden sollten. Das kann nur funktionieren, wenn immer gleich viele Zeichen vor dem gewünschten Ausschnitt vorkommen.

Trotz dieser Einschränkungen ist der Trick in diesem speziellen Fall eine große Arbeitserleichterung, weil die Dateinamen nicht in jede Datei eingesetzt werden müssen und zudem Tippfehler vermieden werden, weil die Zahl im Dokument immer mit dem Dateinamen übereinstimmt.