Das Erstellen von (PDF-)Formularen mit InDesign und Acrobat war hier schon einmal in Teil 1, Teil 2, Teil 3 und einem Nachtrag Thema.
Die einzelnen Schritte, wie das PDF in Acrobat zum Formular wird, habe ich da vorausgesetzt und nicht beschrieben. Das soll jetzt nachgeholt werden.
Die Darstellung beruht auf Acrobat Pro 9 auf Mac. Und obwohl Adobe gerade bei Acrobat gerne mal die Benutzeroberfläche neu gestaltet, sollte es auch mit anderen Programmversionen nachvollziehbar sein.
Nach dem Öffnen eines PDF in Acrobat kann man über den Menüpunkt den
Oder:
Mit einem Rechtsklick auf die Werkzeugleiste (oder über ) kann man sich die Aufgaben-Leiste einblenden. (Dieses Menü empfiehlt sich überhaupt, da es erlaubt, sich die Werkzeuge nach eigenem Gusto zusammenzustellen.)
In der Aufgabenleiste erhält man ein abgespecktes Menü:
Der Start des Formularassistenten
Wir arbeiten hier mit einem PDF.
Das bereits geöffnete oder ein anderes PDF wählen.
Wenn wir jetzt auf Weiter > klicken beginnt der Formularassistent mit seiner Arbeit und quittiert mit folgendem Fenster:
In diesem Fenster Willkommen beim Formularbearbeitungsmodus bekommen wir Hinweise, wie es weitergehen kann. Wir sind also jetzt im Modus, in dem das Formular bearbeitet werden kann.
So (unübersichtlich) kann das Dokument aussehen:
Den Bearbeitungsmodus kann man jederzeit beenden, mit dem entsprechenden Button in der Werkzeugleiste:
Geht es nur darum, während der Arbeit am Formular eine Vorschau auf das Endergebnis zu bekommen und die Funktionalität der Felder zu testen, so klickt man der Button Vorschau (und kehrt mit dem Button Layout bearbeiten wieder zurück):
Dann sieht der Ausschnitt aus dem Dokument so aus:
Acrobat (auch der Adobe Reader) ermöglichen die Hervorhebung der Felder zum leichteren Ausfüllen. Bei unserem Beispiel zeigt sich auch, wo der Formularassistent geschludert hat.
Mit diesem Button in der Werkzeugleiste im “Ausfüllmodus” kann die farbige Hervorhebung der Formularfelder ein- und ausgeschaltet werden.
Ohne Feldmarkierung schließlich sieht unser Ausschnitt so aus:
Bei den meisten Formularen wird Nacharbeiten in Acrobat erforderlich sein. Deshalb gehen wir zurück zur Formularbearbeitung. Im Menü wird dazu gewählt. Ist man im Vorschaumodus, so klickt man Layout bearbeiten.
Im Bearbeitungsmodus: Oben die Werkzeugleiste, links die Liste der Felder, die der Formularassistent angelegt hat.
Das “Roh-”Formular nachbessern
Meist sieht man schon beim ersten Blick auf das Formular im Bearbeitungsmodus, wo der Assistent nicht ordentlich gearbeitet hat.
Aus unerfindlichen Gründen wurde ein Kontrollkästchen hier nicht erkannt, obwohl die Kästchen, wie beschrieben, mit eingebetteten Rahmen erstellt wurden
Im Bearbeitungsmodus können Felder hinzugefügt werden. Auch dafür gibt es einen Button in der Werkzeugleiste:
Das Menü bietet die verschiedenen Felder an. Hier ist jetzt ein Kontrollkästchen verlangt.
Nach der Auswahl dieses Menüpunktes wird der Cursor zu einem blauen Quadrat mit Fadenkreuz, mit dem man das Kästchen anlegen kann:
Nachdem man das Feld aufgezogen hat, poppt dieses Fenster auf, in dem man einen Namen vergeben kann.
Ein weiteres Beispiel, wo die Erstellung der Felder gescheitert ist:
Hier sind besonders viele Felder nicht erkannt worden. Die Erklärung dafür findet sich in diesem Artikel: Es dürfen sich in dem Bereich, in dem die Felder sein werden, keine Zeichen befinden. Hier stören die Euro-Zeichen das Programm beim Anlegen der Felder. Die Lösung ist in diesem Beispiel entweder, die Felder, wie bereits beschrieben, von Hand anzulegen oder das Formular so zu ändern, dass die Striche vor dem Euro-Zeichen enden und die €-Zeichen außerhalb der Kästchen sind.
Es kann nicht nur geschehen, dass zu wenige Felder angelegt werden, es können auch zu viele sein:
Das unterste Feld ist hier falsch. In der Vorschau sieht man, woher das kommt:
Hier wurde eine zusätzliche Linie als Formularelement interpretiert. Dieses unerwünschte Feld kann mit dem Auswahlpfeil aus der Werkzeugleiste ausgewählt und gelöscht werden. Grundsätzlich ist es ratsam, Gestaltungsmittel zu vermeiden, die als Formularelement interpretiert werden könnten.
Ein häufiges Problem sind Optionsfelder, wie hier schon beschrieben. Sie werden selten richtig erkannt, was zu solchen Kuriositäten führen kann.
Optionsfelder sind hier als Kontrollkästchen interpretiert. Auch wenn man diese Felder, wie Adobe empfiehlt, entsprechend der klassischen Internet-Browser-Darstellung rund macht, hat man keine Garantie, dass Acrobat das versteht.
Hier bleibt nur, diese Felder zu löschen und die Optionsfelder neu anzulegen.
Die Optionsfeldgruppe benötigt ebenfalls einen Namen. Über Weitere Schaltfläche zur Gruppe hinzufügen bekommt die Gruppe weitere Optionen. Es kann dann immer nur ein Feld der Gruppe ausgewählt werden.
Wie im Bild weiter oben zu sehen, zeigt Acrobat links in einem Fenster die Liste der Felder mit den Namen, die erzeugt wurden. Am Symbol ist die Art des Feldes zu erkennen. Wählt man ein Feld aus, so wird es im PDF hervorgehoben, nach einem Doppelklick auf den Namen des Feldes kann man diesen ändern.
Acrobat versucht, aus dem das Feld umgebenden Text, die richtige Bezeichnung zu finden, was häufig, aber nicht immer gelingt (siehe “undefined_5″). Außerdem sieht man hier, dass die Ja/Nein-Kästchen nicht als Optionsfelder angelegt sind.
Solange es nur darum geht, am Bildschirm ausfüllbare Formulare zu bekommen, die dann gedruckt, abgelegt oder als PDF verschickt werden, spielen die Feldnamen keine so große Rolle. Es gibt allerdings doch einen Gesichtspunkt, der es ratsam macht, den Feldnamen Aufmerksamkeit zu widmen. Beim Ausfüllen der Formulare erscheinen in Acrobat oder im Adobe Reader die Feldnamen als Tooltip, sobald der Cursor über einem Feld steht.
Zumindest unschön sind falsche oder “undefined” Tooltips beim Ausfüllen.
Die Darstellung der Felder kann man leider nicht komplett Acrobat überlassen. Die Standardeinstellungen sind für ganz einfache Formulare ausreichend, im Allgemeinen wird man aber auch hier noch nacharbeiten.
Die Schrift in den Feldern verdient Beachtung. Die Schriftgröße ist standardmäßig auf automatisch gestellt, d.h. sie richtet sich nach der Textmenge. Das wird in vielen Fällen nicht erwünscht sein:
Für ausgewählte Felder kann man per Rechtsklick oder über das Menü: das Eigenschaften-Bedienfeld öffnen…
…in dem dann unter Erscheinungsbild die Schrift eingestellt werden kann.
Schriftgrad “Auto” kann zu den gezeigten Größenunterschieden führen.
Das Verhalten des Textes im Feld kann unter Optionen eingestellt werden.
Kontrollkästchen und Optionsfelder
Hier sehen wir wieder die Ja/Nein-Felder von oben (in vergrößerter Darstellung), nachdem die Kontrollkästchen gelöscht und Optionsfelder angelegt wurden.
Die Standarddarstellung der Optionsfelder ist typografisch nicht besonders wertvoll und dazu ist hier dahinter auch noch der Rahmen des PDFs sichtbar. Aber das Eigenschaften-Bedienfeld bietet auch hier Lösungen:
Das sind die Standardeinstellungen bei den Optionsfeldern, die zum obigen Aussehen führen.
Ändern kann man folgende Einstellungen: Da der Rand des Feldes ja schon im PDF vorhanden ist, sollte keine Randfarbe verwendet werden. Vorher aber (ohne gewählte Farbe lässt sich diese Einstellung nicht mehr ändern) sollte der Linienstil auf Durchgehend gestellt werden, um den meist unschönen Schatteneffekt innerhalb des Rahmens zu vermeiden. Auch die Füllfarbe ist nicht notwendig. Wenn bei den Optionen jetzt noch statt dem Kreis das Kreuz gewählt wird bekommen wir dieses Aussehen:
Die Formularfunktion schreibt hier lediglich das Kreuz in den bereits vorhandenen Rahmen.
Die Größe des Kreuzes wird nicht über den Schriftgrad sondern über die Größe des aufgezogenen Rahmens beim Anlegen des Feldes festgelegt.
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