Es handelt sich um ein PDF aus InDesign, das ich mal wieder auf Slideshare gelegt habe. Die erste Version des PDFs enthielt noch interaktive Elemente, denen aber die Flash-Konvertierung nicht so gut bekam. Auch mit den Transparenzen im PDF hat Slideshare stellenweise seine Probleme.

Nicht empfehlenswert: das Formular aus einzelnen Elementen aufgebaut.

1 Der Unterstrich…

Diese einfache Lösung besteht aus je einer Zeile für die Linie und einer für die Beschriftung. Die Linie besteht dabei aus dem Unterstrich (Shift + -). Für die kleine Tabelle “zwischendurch” eine Option. Nachteil: Die Linienstärke kann nur über die Schriftgröße des Unterstriches variiert werden. Und: Da die Linien aus einzelnen Zeichen bestehen, ist eine nachträgliche Modifikation der Breite ausgesprochen mühsam.

Eine gute Möglichkeit, die vertikalen Abstände einzurichten ist in diesem Fall, wenn der Zeilenumbruch zwischen Linie und Beschriftung mit harter Zeilenschaltung (Shift+Return), der Abstand zur nächsten Linie mit einem normalen Return gemacht wird.

Geht man so vor, so kann man die Abstände zwischen der Linie und dem Text darunter per Zeilenabstand regeln, den Abstand zur nächsten Linie, der ja größer sein sollte, zusätzlich mit dem Absatz-Abstand davor oder -Abstand danach vergrößern.

2 … mit Unterbrechung

Unterbrochene Linien können die Übersichtlichkeit eines Formulars verbessern. Die Unterbrechung erreicht man in diesem Beispiel einfach durch das Einfügen von entsprechendem Leerraum.

3 Absatzlinien

Eine elegantere Möglichkeit ist der Aufbau des Formulars mit Absatzlinien. Man fügt über die Textzeilen eine Absatz-Linie darüber ein. Der Abstand zwischen Text und Linie wird hier per Offset im Absatzlinien-Bedienfeld eingestellt, den Abstand zur nächsten Zeile wie oben mit dem Absatz-Abstand davor oder -Abstand danach.

Ein großer Vorteil dieser Lösung ist, dass für die Linien alle Formatierungsmöglichkeiten der Absatzlinien zur Verfügung stehen, als das sind Linienart, -farbton, -stärke, Einzüge usw. Ein Nachteil ist, dass die Linien nicht unterbrochen sein können.

4 Tabulatoren unterstreichen oder …

Insbesondere bei nachträglichen Änderungen zeigen sich die Probleme bei der Lösung mit dem Unterstrich. Wie bereits erwähnt kann die Länge der Linien nur durch Einfügen oder Löschung von Unterstrichen modifiziert werden; die Änderung der Schriftgröße der Beschriftung oder der Unterstrich-Linien verändert gleichzeitig die Breite.

All diese Probleme vermeidet man mit der folgenden Lösung:

Hier machen wir uns eine weitere Möglichkeit zu Nutze, Linien an Text anzubringen, nämlich die Unterstreichung. Und da nicht nur sichtbare Zeichen, sondern auch Leerraum unterstrichen sein kann, werden hier Tabulatoren unterstrichen, um zu Linien zu kommen.

In diesem Beispiel folgt auf die Beschriftung ein (nicht unterstrichener) Leerraum, zum Beispiel ein Halbgeviert, dann folgt ein unterstrichener Tabulator, wieder ein nicht unterstrichener Leerraum usw. Um auch hier die Linien rechts ausgerichtet zu bekommen, wenden wir den bereits angesprochenen Trick an und ersetzen einen Tabulator in der Zeile durch den Tabulator für Einzug rechts (Shift + Tab).

Diese Version ist insbesondere auch für die Nachbearbeitung ausgesprochen flexibel. Der “elastische” Tabulator für Einzug rechts ermöglicht Änderungen der Breite oder der Schriftgröße der Beschriftung, ohne dass das Formular auseinander fällt. Die vertikalen Abstände können einfach per Zeilenabstand geregelt werden. Wie ein solches Formular mit verschachtelten Formaten funktioniert hat Michael Murphy in seinem Videopodcast demonstriert.

5 … Ausgleichsleerzeichen

Ebenfalls mit der Unterstreichungsfunktion kann man sich das Ausgleichsleerzeichen zu Nutze machen: In der InDesign-Hilfe ist als Anwendungsfall das Absatzendezeichen bei Blocksatz genannt, wo es dafür sorgt, dass je nach Textmenge in der letzten Zeile das Zeichen nach rechts ausgetrieben wird.

Ist der Abschnitt als Blocksatz formatiert, nimmt dieses Zeichen den ganzen verbleibenden Leerraum ein. Fügt man mehrere dieser Zeichen ein, so teilen sie sich den Leerraum. Will man also beispielsweise eine Linie kürzer, eine andere länger haben so kann man einmal ein und einmal zwei Ausgleichsleerzeichen einfügen. Es muss die Formatierung Blocksatz (alle Zeilen) angewandt, damit das Ausgleichsleerzeichen auch in der letzten Zeile funktioniert werden

Damit erhält man ein ausgesprochen flexibles Formularelement, das durch Ziehen des Textrahmens in der Breite modifiziert werden kann, die Linien werden automatisch proportional größer oder kleiner

6 Tabelle 1

Auch wenn dem Formular nicht anzusehen ist, kann es dennoch auch aus einer (oder mehreren) Tabellen aufgebaut sein:

In einer Tabelle bekommen die Zellenkonturen für die Formularlinien die gewünschte Stärke, alle anderen haben die Stärke 0. Wenn verlangt ist, dass Textfelder durch Konturen oder die Flächenfarbe individuell gestaltet werden müssen, so ist die Tabelle die einfachste Lösung. Die Formatierung ist hier aber insgesamt aufwendiger.

7 Tabelle 2

Aber ein Formular kann auch sichtbar als Tabelle aufgebaut sein. Das würde dann so aussehen:

In diesem Fall kommen dann die Tabellen-Formatierungswerkzeuge zum Einsatz. Sowohl jede einzelne Kontur als auch Textgröße und Position können exakt eingestellt werden.

8 Beschriftung

Insbesondere bei längeren Formularen besteht die Gefahr, das der Nutzer die Orientierung verliert, da unklar sein kann, zu welcher Zeile die Beschriftung gehört:

Abhilfe kann hier diese Lösung schaffen:

Auch bei sehr geringem Zeilenabstand kann hier kein Zweifel aufkommen, in welche Zeilen die Einträge gemacht werden müssen. Diese Variante kann ganz gut mit dem Unterstrich (siehe 2) bewerkstelligt werden – mit den genannten Einschränkungen.

Den unschönen Effekt unregelmäßiger Linien-Enden kann man vermeiden, indem man in der Zeile einen Tabulator für Einzug rechts unterbringt. Der sorgt dafür, dass die Linien nach rechts ausgerichtet werden.

Allerdings setzt diese Variante voraus, dass die Beschriftungen entsprechend kurz oder das Formular ausreichend breit ist, da sonst nicht genügend Platz für das Ausfüllen bleibt.

9 Und jetzt?

Es hängt immer von den individuellen Anforderungen ab, wie man ein Formular aufbaut. Berücksichtigt werden muss eventuell auch, ob ein PDF mit Formularfeldern benötigt wird. Für die automatische Formularbearbeitung in Acrobat sind alle hier gezeigten Varianten tauglich.

Textfelder sind die einfachsten und am häufigsten benötigen Elemente eine Formulars. Die weiteren Formular-Elemente und die Perspektive zum PDF folgen in einem weiteren Beitrag.