Eine Übersicht über das Anlegen von Textfeldern und anderen Formularelementen gibt es in den ersten beiden Teilen dieser Folge. Jetzt geht es um das Weiterleben der Formulare als PDF.
Es gibt im wesentlichen 3 Motive, warum Formulare aus InDesign als PDF ausgegeben werden:
Häufig werden PDFs über des Internet zur Verfügung gestellt, die ausgedruckt, ausgefüllt und zurückgesandt werden sollen. Allerdings ist es nicht sehr anwenderfreundlich, dem Benutzer des Formulars nicht wenigstens die Möglichkeit zu bieten, das Formular am Bildschirm auszufüllen. Ist das jedoch ausdrücklich nicht erforderlich, so sind lediglich Gesichtspunkte zu berücksichtigen, die das Ausfüllen des Formulars von Hand möglichst einfach machen. Die Felder sollten ausreichend groß angelegt werden und die Orientierung durch eindeutige Zuordnung der Beschriftungen erleichtert werden.
Anwenderfreundlicher ist es hingegen, wenn die Möglichkeit geboten wird, das Formular am Bildschirm auszufüllen. Wenn ein PDF in Acrobat mit Formularfunktionen ausgestattet werden soll, so kann man Acrobat und sich selbst die Arbeit erleichtern, indem man dies schon beim Gestalten in InDesign berücksichtig. Einfache Formulare können nämlich mit dem “Formular-Assistenten” in Acrobat ohne großen Aufwand erstellt werden.
Standardmäßig ist leider nicht vorgesehen, dass die Daten, die ins Formular eingetragen werden, auf dem Computer des Anwenders gesichert werden können. Ohne besondere Maßnahme ermöglicht das Programm Adobe Reader lediglich das Ausdrucken des ausgefüllten Formulars.
Diese etwas seltsame Bevormundung des Benutzers kann man in Acrobat umgehen, in dem man unter Erweitert : Funktionen in Adobe Reader erweitern… die Möglichkeit, die Daten zu sichern, freischaltet:
Nach Anwendung dieser Funktion können die eingetragenen Daten mit dem PDF gesichert werden.
Die dritte, anspruchsvollste Variante ist die elektronische Weiterverarbeitung der ins PDF eingetragenen Daten. Hier sind die Anforderungen an die Gestaltung der Datenfelder am höchsten. Der Anwender muss dabei unterstützt werden, dass das Formular möglichst fehlerfrei ausgefüllt wird. Was bei den vorherigen Anwendungen weniger relevant ist, wird jetzt essentiell: ob ein Datenfeld etwa Zeichen oder Zahlen enthält kann für die weitere Verarbeitung entscheidend sein.
Textfelder
Wie bereits erwähnt, erkennt Acrobat Textfelder unabhängig davon, welche Methode in InDesign zur Ihrer Erstellung eingesetzt wird. Der Formular-Assistent orientiert sich an den Linien sowie an der Beschriftung der Felder. Die Beschriftung kann links von den Feldern oder unter ihnen stehen. Sie wird auch für die Namen der Formularfelder verwendet. Adobe empfiehlt einen gewissen Abstand zwischen Linie und Beschriftung.
Gleichgültig, ob die Linien geteilt sind oder nicht: solange zwischen den Beschriftungen genügend Abstand ist, werden einzelne Felder erkannt.
Zeichen über die Linie stören den Formular-Assistenten bei der Anlage der Felder und sollten deshalb vermieden werden.
Kontrollkästchen und Optionsfelder
Sowohl in der Gestaltung als auch in der Funktion sind diese beiden Formlarelemente anspruchsvoller als einfache Textfelder. Entsprechend geringer ist die Chance, dass sie vom Formular-Assistenten richtig erkannt werden. Zwar erwähnt Adobe ausdrücklich die Schriften Zapf Dingbats, Webdings und Wingdings zur Gestaltung der Objekte aber nach meiner Erfahrung hat man damit wenig Erfolg. Besser ist es, diese Elemente mit eingebetteten InDesign-Rahmen zu erstellen. Und selbst dann ist ein Nacharbeiten in Acrobat nicht immer zu vermeiden.
Besonders anspruchsvoll sind Optionsfelder. Im Gegensatz zur den Kontrollkästchen (Beispiel Pizzabelag) muss die Gruppe der Optionsfelder (Beispiel Zahlungsweise) als Ganzes funktionieren, da immer nur eine Option wählbar sein darf. So müssen die Optionsfelder eine “Gruppenbeschriftung” aufweisen, die dann den Namen der Felder ergibt.
Werden die Felder so in InDesign angelegt, kann der Formular-Assistent in Acrobat sie richtig interpretieren und es entstehen korrekt funktionierende Optionsfelder, d.h. es kann nur eine Option ausgewählt werden.
In Acrobat erhalten alle vier Felder den selben Namen, hier “Bezahlung”, als Schaltflächenwert erscheint die Beschriftung die rechts neben den Optionen steht.
Felder mit vorgegebener Zeichenzahl
Wie bereits erwähnt, sollte die Unterstützung des Anwenders beim Ausfüllen eines Formulars ein wesentlicher Gesichtspunkt beim Design sein. Nicht zuletzt können damit auch Fehler bei der Erfassung der Daten vermieden werden. Felder mit vorgegebener Zeichenzahl können z.B. bei der Frage nach der Kreditkartennummer eine große Hilfe sein. Die bereits erwähnten Zahlenfelder kommen beispielsweise bei Kredikarten-Nummern zum Einsatz.
Ein Versuch mit verschiedenen Gestaltungen in InDesign:
Wenn für den Acrobat-Formular-Assistenten gestaltet wird, funktioniert nicht jede Gestaltung. Das erste Beispiel mit Einsatz der Tabelle funktioniert einwandfrei. Der zweite Versuch, die von mir sogenannte “Schriftlösung” wird gar nicht erkannt, scheidet also aus. Die dritte Variante wurde mit eingebetteten Rahmen erstellt. Sie funktioniert prinzipiell, allerdings sieht man, dass die Gruppierung mittels Abständen dazu führt, dass nicht eine Zahl sondern vier zurückgegeben werden. Das wird dann zu einem Problem, wenn die erfassten Daten elektronisch weiter verarbeitet werden sollen. Beispiel 4 ist der gescheiterte Versuch mit der Outline der Schrift Zapf Dingbats.
Berücksichtigt man also einige Dinge, so ist es durchaus möglich zumindest einfache Tabellen schnell und einfach mit Formularfunktionen zu versehen. Geht es lediglich darum, dass die Formulare am Bildschirm ausgefüllt werden können, kann man sogar auf ein Nacharbeiten in Acrobat verzichten. Einige Dinge, die man berücksichtigen sollte, hat Adobe in einem Ratgeber zusammengefaßt.
Weit hinaus über diese Einführung in die Grundlagen geht ein PDF des Acrobat Gurus Ted Padova. Wer einen Eindruck von der Möglichkeiten von PDF Formularen bekommen möchte, dem sei dieses PDF empfohlen.
Nachtrag: Seiten ersetzen…