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Die Erstellung von Formularen, insbesondere wenn sie als PDF weiterleben sollen, kann man sich erleichtern, wenn man einige Dinge berücksichtigt:

Teil 1: Formulare mit InDesign – und wie

Teil 2: Ankreuzen und Auswählen im Formular

Teil 3: InDesign-Dokument wird zum PDF-Formular

Bei der Erstellung von Formularen mit InDesign und Acrobat ist eine eher unscheinbare Funktion in Acrobat von großem Nutzen.

Im Zusammenhang mit Formularen bietet “Seiten ersetzen…” in Acrobat die Besonderheit, dass beim Ersetzen einer Seite durch ein anderes PDF die Formularemelente auf dieser Seite erhalten bleiben. Für zwei Anwendungsfälle ist dies von Bedeutung.

1. Korrektur von Formularen

Hier sind unterschiedliche Vorgehensweisen möglich: Bei einem einfachen Formular, das aus InDesign exportiert und mit dem Formularassistenten in Acrobat ohne weitere Bearbeitung generiert wurde, können die Änderungen einfach in InDesign vorgenommen und das Formular nach bekanntem Schema neu generiert werden.

Bei komplexen Formularen, die bereits in Acrobat bearbeitet wurden, muss man unterscheiden, ob Änderungen an den Formularelementen oder Änderungen am dahinter liegenden Dokument erforderlich sind. Im ersten Fall wird man die Änderungen, wie etwa das Einfügen eines zusätzlichen Feldes, direkt im PDF in Acrobat vornehmen. Sind jedoch Texte oder Grafiken zu ändern, so empfiehlt es sich, zum InDesign-Dokument zurück zu gehen und die erforderlichen Änderungen dort zu machen.

Beim erneuten Export des geänderten InDesign-Dokumentes sind die Formularelemente des ersten PDFs nicht mehr vorhanden. Um hier nicht erneut das Formular erstellen zu müssen, können die vorhandenen Formularelemente aus dem alten PDF und das PDF des geänderten Dokumentes mit “Seiten ersetzen…” zusammengeführt werden. Dazu öffnet man das Formular-PDF und ersetzt die fragliche alte Seite mit dem PDF der neuen, geänderten Seite. Damit wird das neue PDF in das Dokument integriert, ohne dass die Formularelemente verloren gehen. So muss bei Änderungen nicht jeweils das Formular komplett neu aufgebaut werden.

2. “Schmucke” Formulare

Adobe empfiehlt im Ratgeber für automatische Felderkennung das Vermeiden von Schlagschatten, Schmuckelementen, Transparenzen, Hintergrundfarben… also alles, was das Erkennen der Formularfelder erschweren kann. Dennoch muss man dank “Seite ersetzen…” in Acrobat nicht auf solche Elemente einserseits oder den Einsatz des Formularassistenten andererseits verzichten.

Der Weg ist hier, dass die Elemente, die den Formularassistenten behindern könnten, in InDesign auf eine eigene Ebene gelegt werden. So hat man die Möglichkeit, ein PDF ohne diese zu erstellen, sodass die Erkennung gut funktioniert und man mit dem Formularassistenten Erfolg hat. Dann macht man ein zweites PDF mit sichtbaren Schmuckelementen und ersetzt mit diesem per “Seiten ersetzen…” das “schmucklose” PDF. Ergebnis: Formularelemente und das PDF mit Schmuckelementen sind zusammen geführt.

Eine Übersicht über das Anlegen von Textfeldern und anderen Formularelementen gibt es in den ersten beiden Teilen dieser Folge. Jetzt geht es um das Weiterleben der Formulare als PDF.

Es gibt im wesentlichen 3 Motive, warum Formulare aus InDesign als PDF ausgegeben werden:

Häufig werden PDFs über des Internet zur Verfügung gestellt, die ausgedruckt, ausgefüllt und zurückgesandt werden sollen. Allerdings ist es nicht sehr anwenderfreundlich, dem Benutzer des Formulars nicht wenigstens die Möglichkeit zu bieten, das Formular am Bildschirm auszufüllen. Ist das jedoch ausdrücklich nicht erforderlich, so sind lediglich Gesichtspunkte zu berücksichtigen, die das Ausfüllen des Formulars von Hand möglichst einfach machen. Die Felder sollten ausreichend groß angelegt werden und die Orientierung durch eindeutige Zuordnung der Beschriftungen erleichtert werden.

Anwenderfreundlicher ist es hingegen, wenn die Möglichkeit geboten wird, das Formular am Bildschirm auszufüllen. Wenn ein PDF in Acrobat mit Formularfunktionen ausgestattet werden soll, so kann man Acrobat und sich selbst die Arbeit erleichtern, indem man dies schon beim Gestalten in InDesign berücksichtig. Einfache Formulare können nämlich mit dem “Formular-Assistenten” in Acrobat ohne großen Aufwand erstellt werden.

Standardmäßig ist leider nicht vorgesehen, dass die Daten, die ins Formular eingetragen werden, auf dem Computer des Anwenders gesichert werden können. Ohne besondere Maßnahme ermöglicht das Programm Adobe Reader lediglich das Ausdrucken des ausgefüllten Formulars.

Diese etwas seltsame Bevormundung des Benutzers kann man in Acrobat umgehen, in dem man unter Erweitert : Funktionen in Adobe Reader erweitern… die Möglichkeit, die Daten zu sichern, freischaltet:

Nach Anwendung dieser Funktion können die eingetragenen Daten mit dem PDF gesichert werden.

Die dritte, anspruchsvollste Variante ist die elektronische Weiterverarbeitung der ins PDF eingetragenen Daten. Hier sind die Anforderungen an die Gestaltung der Datenfelder am höchsten. Der Anwender muss dabei unterstützt werden, dass das Formular möglichst fehlerfrei ausgefüllt wird. Was bei den vorherigen Anwendungen weniger relevant ist, wird jetzt essentiell: ob ein Datenfeld etwa Zeichen oder Zahlen enthält kann für die weitere Verarbeitung entscheidend sein.

Textfelder

Wie bereits erwähnt, erkennt Acrobat Textfelder unabhängig davon, welche Methode in InDesign zur Ihrer Erstellung eingesetzt wird. Der Formular-Assistent orientiert sich an den Linien sowie an der Beschriftung der Felder. Die Beschriftung kann links von den Feldern oder unter ihnen stehen. Sie wird auch für die Namen der Formularfelder verwendet. Adobe empfiehlt einen gewissen Abstand zwischen Linie und Beschriftung.

Gleichgültig, ob die Linien geteilt sind oder nicht: solange zwischen den Beschriftungen genügend Abstand ist, werden einzelne Felder erkannt.

Zeichen über die Linie stören den Formular-Assistenten bei der Anlage der Felder und sollten deshalb vermieden werden.

Kontrollkästchen und Optionsfelder

Sowohl in der Gestaltung als auch in der Funktion sind diese beiden Formlarelemente anspruchsvoller als einfache Textfelder. Entsprechend geringer ist die Chance, dass sie vom Formular-Assistenten richtig erkannt werden. Zwar erwähnt Adobe ausdrücklich die Schriften Zapf Dingbats, Webdings und Wingdings zur Gestaltung der Objekte aber nach meiner Erfahrung hat man damit wenig Erfolg. Besser ist es, diese Elemente mit eingebetteten InDesign-Rahmen zu erstellen. Und selbst dann ist ein Nacharbeiten in Acrobat nicht immer zu vermeiden.

Besonders anspruchsvoll sind Optionsfelder. Im Gegensatz zur den Kontrollkästchen (Beispiel Pizzabelag) muss die Gruppe der Optionsfelder (Beispiel Zahlungsweise) als Ganzes funktionieren, da immer nur eine Option wählbar sein darf. So müssen die Optionsfelder eine “Gruppenbeschriftung” aufweisen, die dann den Namen der Felder ergibt.

Werden die Felder so in InDesign angelegt, kann der Formular-Assistent in Acrobat sie richtig interpretieren und es entstehen korrekt funktionierende Optionsfelder, d.h. es kann nur eine Option ausgewählt werden.

In Acrobat erhalten alle vier Felder den selben Namen, hier “Bezahlung”, als Schaltflächenwert erscheint die Beschriftung die rechts neben den Optionen steht.

Felder mit vorgegebener Zeichenzahl

Wie bereits erwähnt, sollte die Unterstützung des Anwenders beim Ausfüllen eines Formulars ein wesentlicher Gesichtspunkt beim Design sein. Nicht zuletzt können damit auch Fehler bei der Erfassung der Daten vermieden werden. Felder mit vorgegebener Zeichenzahl können z.B. bei der Frage nach der Kreditkartennummer eine große Hilfe sein. Die bereits erwähnten Zahlenfelder kommen beispielsweise bei Kredikarten-Nummern zum Einsatz.

Ein Versuch mit verschiedenen Gestaltungen in InDesign:

Wenn für den Acrobat-Formular-Assistenten gestaltet wird, funktioniert nicht jede Gestaltung. Das erste Beispiel mit Einsatz der Tabelle funktioniert einwandfrei. Der zweite Versuch, die von mir sogenannte “Schriftlösung” wird gar nicht erkannt, scheidet also aus. Die dritte Variante wurde mit eingebetteten Rahmen erstellt. Sie funktioniert prinzipiell, allerdings sieht man, dass die Gruppierung mittels Abständen dazu führt, dass nicht eine Zahl sondern vier zurückgegeben werden. Das wird dann zu einem Problem, wenn die erfassten Daten elektronisch weiter verarbeitet werden sollen. Beispiel 4 ist der gescheiterte Versuch mit der Outline der Schrift Zapf Dingbats.

Berücksichtigt man also einige Dinge, so ist es durchaus möglich zumindest einfache Tabellen schnell und einfach mit Formularfunktionen zu versehen. Geht es lediglich darum, dass die Formulare am Bildschirm ausgefüllt werden können, kann man sogar auf ein Nacharbeiten in Acrobat verzichten. Einige Dinge, die man berücksichtigen sollte, hat Adobe in einem Ratgeber zusammengefaßt.

Weit hinaus über diese Einführung in die Grundlagen geht ein PDF des Acrobat Gurus Ted Padova. Wer einen Eindruck von der Möglichkeiten von PDF Formularen bekommen möchte, dem sei dieses PDF empfohlen.

Nachtrag: Seiten ersetzen…

Im ersten Teil dieses Beitrags ging es um Textfelder. Weitere einfache Formular-Elemente sind Ankreuz-Optionen und Zahlenfelder.

10 Ankreuzen

Neben den Textfeldern gibt es in Formularen häufig die Kästchen zum Ankreuzen. Bei der Gestaltung dieser Kästchen in InDesign gibt es nur zwei Möglichkeiten: Man kann ein Kästchen aus einer Schrift verwenden oder man fügt einen Rahmen mit Kontur ein:

Zu Zeiten, als das, was wir mit InDesign machen, noch “Desktop Publishing” hieß, sah man häufig die Kästchen mit Schatten aus der Schrift Zapf Dingbats, da diese keine einfachen Kästchen enthielt.

Es gibt aber viele andere Schriften, die ansehnlichere Kästchen enthalten.

Im Vorschaumodus von InDesign oder im gedruckten Formular nicht zu erkennen: hier sind die Kästchen mit einem in den Text eingebundenen Rahmen realisiert. Solche Kästchen als einzelnes Objekt auf der Seite zu positionieren sollte keine Option sein.

Die Anlage der Kästchen mit einem InDesign-Rahmen hat den Vorteil der größeren Flexibilität gegenüber der Verwendung einer Schrift, da hier alle Gestaltungsmöglichkeiten offen stehen. Und: Wird aus dem InDesign-Dokument ein PDF mit Formularfeldern führt an dieser Methode kein Weg vorbei!

11 Multiple Choice

Sowohl bei Papier- als auch bei Online-Formularen gibt es die beiden Alternativen: Es können auf eine Frage mehrere Antworten gegeben werden oder es ist nur eine Antwort möglich. So ist etwa bei der Frage nach der Zahlungsweise immer nur eine Antwort gefragt, während man durchaus mehrere Dinge auf die Pizza legen kann.

Bei Radio-Buttons kann immer nur eine Option ausgewählt werden…

… während bei Checkboxen mehrere Auswahlen erlaubt sind.

Natürlich muss man bei der Gestaltung von Papierformularen diese Auswahlen nicht mit Kreisen und Quadraten gestalten, wie sie von den Browsern dargestellt werden. Will man jedoch später den Acrobat-Formular-Assistenten einsetzen, so ist es empfehlenswert, sich an diese Konvention zu halten, da man nur so die Chance hat, dass die Formularfelder richtig erkannt werden.

So werden diese beiden Formularelemente in Acrobat 9 dargestellt.

12 Zahlenfelder

Ein geläufiges Beispiel für Zahlenfelder begegnet uns bei der Erfassung von Kreditkartennummern. Bei Zahlenfeldern geht es darum, das Ausfüllen dadurch zu erleichtern, dass, anders als bei einer einfachen Linie, gleich zu sehen ist, wie viele Zahlen einzutragen sind. Auch die Gruppierung der Kreditkarten-Nummer kann im Formular dargestellt werden.

Im Normalmodus ist zu sehen, dass auch diese Formularelemente aus verankerten InDesign-Rahmen aufgebaut sind, mit den bereits erwähnten Vorteilen. (Die #-Zeichen in den Kästchen zeigen, dass es sich um Textrahmen handelt. Wenn das stört kann den Rahmen per Objekt >
Inhalt > nicht zugewiesen inhaltslos machen, wie bei den ersten vier Kästchen.) Nachteil dieser Lösung: die Änderung der Größe der Kästchen oder der Linienstärke ist eher mühsam (zumindest solange man keine Formate verwendet. s.u.)

Flexibler ist diese Schriftlösung: Mit vertikaler Linie (mit alt-7 erreichbar) in 2 unterschiedlichen Schriftgraden für die Gruppierung und Gevierten für den Leeraum und alles unterstrichen. Über die Auswahl des Schriftschnittes kann die Linienstärke modifiziert werden. Wählt man alles aus, so kann mann mittels Cmd-Shift-Punkt oder Ctrl-Shift-Punkt das ganze Konstrukt vergrößern bzw. mit Cmd-Shift-Komma oder Ctrl-Shift-Komma verkleinern.

Aber auch hier kann die Tabelle gute Dienste leisten: 2 Zeilen und 21 Spalten entsprechend formatiert ergeben ein flexibles Zahlenfeld. Die Linienstärke kann beliebig eingestellt werden, die nicht sichtbaren Konturen können entweder durch Einfärben in Papierfarbe oder durch die Linienstärke 0 erreicht werden. Größenänderungen macht man einfach durch Ziehen mit der Maus.

13 Formate

Beim Anlegen von Formularen, die wiederverwendet und modifiziert werden sollen, ist der Einsatz entsprechender Formate unbedingt empfehlenswert. Ich habe im ersten Teil bereits auf Michael Murphy’s Tips zur Verwendung von Formaten bei Textfeldern hingewiesen. Aber auch verankerte Rahmen lassen sich mit Objektstilen bzw. -formaten belegen ebenso wie die Tabellenbeispiele mit den Tabellen- bzw. Zellformaten.

In einem dritten Teil möchte ich noch einige weitere Hinweise zum PDF-Formular geben. Wie kann man schon in InDesign dafür sorgen, dass die Formulare im PDF besser Funktionieren?

Wie allen InDesign-Dokumenten sieht man dem fertigen Produkt (meist) nicht mehr an, wie es aufgebaut ist. Das gilt auch und vor allem bei Formularen, wo das gleiche Ergebnis auf ganz verschiedenen, unterschiedlich sinnvollen, Wegen erreicht werden kann. An einem einfachen Beispiel mit Textfeldern möchte ich das illustrieren:

Nicht empfehlenswert: das Formular aus einzelnen Elementen aufgebaut.

1 Der Unterstrich…

Diese einfache Lösung besteht aus je einer Zeile für die Linie und einer für die Beschriftung. Die Linie besteht dabei aus dem Unterstrich (Shift + -). Für die kleine Tabelle “zwischendurch” eine Option. Nachteil: Die Linienstärke kann nur über die Schriftgröße des Unterstriches variiert werden. Und: Da die Linien aus einzelnen Zeichen bestehen, ist eine nachträgliche Modifikation der Breite ausgesprochen mühsam.

Eine gute Möglichkeit, die vertikalen Abstände einzurichten ist in diesem Fall, wenn der Zeilenumbruch zwischen Linie und Beschriftung mit harter Zeilenschaltung (Shift+Return), der Abstand zur nächsten Linie mit einem normalen Return gemacht wird.

Geht man so vor, so kann man die Abstände zwischen der Linie und dem Text darunter per Zeilenabstand regeln, den Abstand zur nächsten Linie, der ja größer sein sollte, zusätzlich mit dem Absatz-Abstand davor oder -Abstand danach vergrößern.

2 … mit Unterbrechung

Unterbrochene Linien können die Übersichtlichkeit eines Formulars verbessern. Die Unterbrechung erreicht man in diesem Beispiel einfach durch das Einfügen von entsprechendem Leerraum.

3 Absatzlinien

Eine elegantere Möglichkeit ist der Aufbau des Formulars mit Absatzlinien. Man fügt über die Textzeilen eine Absatz-Linie darüber ein. Der Abstand zwischen Text und Linie wird hier per Offset im Absatzlinien-Bedienfeld eingestellt, den Abstand zur nächsten Zeile wie oben mit dem Absatz-Abstand davor oder -Abstand danach.

Ein großer Vorteil dieser Lösung ist, dass für die Linien alle Formatierungsmöglichkeiten der Absatzlinien zur Verfügung stehen, als das sind Linienart, -farbton, -stärke, Einzüge usw. Ein Nachteil ist, dass die Linien nicht unterbrochen sein können.

4 Tabulatoren unterstreichen oder …

Insbesondere bei nachträglichen Änderungen zeigen sich die Probleme bei der Lösung mit dem Unterstrich. Wie bereits erwähnt kann die Länge der Linien nur durch Einfügen oder Löschung von Unterstrichen modifiziert werden; die Änderung der Schriftgröße der Beschriftung oder der Unterstrich-Linien verändert gleichzeitig die Breite.

All diese Probleme vermeidet man mit der folgenden Lösung:

Hier machen wir uns eine weitere Möglichkeit zu Nutze, Linien an Text anzubringen, nämlich die Unterstreichung. Und da nicht nur sichtbare Zeichen, sondern auch Leerraum unterstrichen sein kann, werden hier Tabulatoren unterstrichen, um zu Linien zu kommen.

In diesem Beispiel folgt auf die Beschriftung ein (nicht unterstrichener) Leerraum, zum Beispiel ein Halbgeviert, dann folgt ein unterstrichener Tabulator, wieder ein nicht unterstrichener Leerraum usw. Um auch hier die Linien rechts ausgerichtet zu bekommen, wenden wir den bereits angesprochenen Trick an und ersetzen einen Tabulator in der Zeile durch den Tabulator für Einzug rechts (Shift + Tab).

Diese Version ist insbesondere auch für die Nachbearbeitung ausgesprochen flexibel. Der “elastische” Tabulator für Einzug rechts ermöglicht Änderungen der Breite oder der Schriftgröße der Beschriftung, ohne dass das Formular auseinander fällt. Die vertikalen Abstände können einfach per Zeilenabstand geregelt werden. Wie ein solches Formular mit verschachtelten Formaten funktioniert hat Michael Murphy in seinem Videopodcast demonstriert.

5 … Ausgleichsleerzeichen

Ebenfalls mit der Unterstreichungsfunktion kann man sich das Ausgleichsleerzeichen zu Nutze machen: In der InDesign-Hilfe ist als Anwendungsfall das Absatzendezeichen bei Blocksatz genannt, wo es dafür sorgt, dass je nach Textmenge in der letzten Zeile das Zeichen nach rechts ausgetrieben wird.

Ist der Abschnitt als Blocksatz formatiert, nimmt dieses Zeichen den ganzen verbleibenden Leerraum ein. Fügt man mehrere dieser Zeichen ein, so teilen sie sich den Leerraum. Will man also beispielsweise eine Linie kürzer, eine andere länger haben so kann man einmal ein und einmal zwei Ausgleichsleerzeichen einfügen. Es muss die Formatierung Blocksatz (alle Zeilen) angewandt, damit das Ausgleichsleerzeichen auch in der letzten Zeile funktioniert werden

Damit erhält man ein ausgesprochen flexibles Formularelement, das durch Ziehen des Textrahmens in der Breite modifiziert werden kann, die Linien werden automatisch proportional größer oder kleiner

6 Tabelle 1

Auch wenn dem Formular nicht anzusehen ist, kann es dennoch auch aus einer (oder mehreren) Tabellen aufgebaut sein:

In einer Tabelle bekommen die Zellenkonturen für die Formularlinien die gewünschte Stärke, alle anderen haben die Stärke 0. Wenn verlangt ist, dass Textfelder durch Konturen oder die Flächenfarbe individuell gestaltet werden müssen, so ist die Tabelle die einfachste Lösung. Die Formatierung ist hier aber insgesamt aufwendiger.

7 Tabelle 2

Aber ein Formular kann auch sichtbar als Tabelle aufgebaut sein. Das würde dann so aussehen:

In diesem Fall kommen dann die Tabellen-Formatierungswerkzeuge zum Einsatz. Sowohl jede einzelne Kontur als auch Textgröße und Position können exakt eingestellt werden.

8 Beschriftung

Insbesondere bei längeren Formularen besteht die Gefahr, das der Nutzer die Orientierung verliert, da unklar sein kann, zu welcher Zeile die Beschriftung gehört:

Abhilfe kann hier diese Lösung schaffen:

Auch bei sehr geringem Zeilenabstand kann hier kein Zweifel aufkommen, in welche Zeilen die Einträge gemacht werden müssen. Diese Variante kann ganz gut mit dem Unterstrich (siehe 2) bewerkstelligt werden – mit den genannten Einschränkungen.

Den unschönen Effekt unregelmäßiger Linien-Enden kann man vermeiden, indem man in der Zeile einen Tabulator für Einzug rechts unterbringt. Der sorgt dafür, dass die Linien nach rechts ausgerichtet werden.

Allerdings setzt diese Variante voraus, dass die Beschriftungen entsprechend kurz oder das Formular ausreichend breit ist, da sonst nicht genügend Platz für das Ausfüllen bleibt.

9 Und jetzt?

Es hängt immer von den individuellen Anforderungen ab, wie man ein Formular aufbaut. Berücksichtigt werden muss eventuell auch, ob ein PDF mit Formularfeldern benötigt wird. Für die automatische Formularbearbeitung in Acrobat sind alle hier gezeigten Varianten tauglich.

Textfelder sind die einfachsten und am häufigsten benötigen Elemente eine Formulars. Die weiteren Formular-Elemente und die Perspektive zum PDF folgen in einem weiteren Beitrag.